Belegmanagement

Bestellungen sind das zentrale Element im orderManager. Die Bestellung ist Basis für alle weiteren Belege, die angelegt werden können. In der Bestellung ist jederzeit der aktuelle Auftragsstatus sichtbar – so weiß der Besteller genau, wann die Lieferung erfolgt. Über die Historie der Bestellung kann exakt nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter an welchem Tag welche Aktion ausgeführt hat.

Die Lieferscheine stellen dem System die Information zur Verfügung, welche Artikel wann ausgeliefert wurden. Gerade bei Teillieferungen ist diese Informationen essentiell, um dem Besteller einen vollständigen Überblick liefern zu können.

Lieferscheine können per Schnittstelle ins System importiert oder manuell angelegt werden.

Jede Bestellung kann beliebig viele Lieferscheine und damit auch beliebig viele Rechnungen nach sich ziehen. Die Rechnung im orderManager zeigt dem Besteller genau an, welche Positionen abgerechnet wurden. Die Rechnung liefert vor allem bei Nutzung von Budgets wichtige Informationen, denn der Bestellwert kann vom Rechnungswert abweichen – und das muss sich im Budget widerspiegeln!

Wenn es Benutzer gibt, die keine Rechnungen sehen sollen, kann das pro Benutzer ein- und ausgeschaltet werden.

Rechnungen können per Schnittstelle ins System importiert oder manuell angelegt werden.

So wie Rechnungen liefern auch Gutschriften erst einen vollständigen Blick auf eine Bestellung und auf die gebuchten Budgets. Gutschriften erhöhen automatisch die Budgets.

Gutschriften können per Schnittstelle ins System importiert oder manuell angelegt werden.

Alle Belege werden nach drei Monaten automatisch ins Archiv verschoben. Dort stehen sie dann jederzeit für Auswertungen zur Verfügung. Bestellungen und zugehörige Belege können beliebig lange gespeichert werden.

Egal welche Information eines Belegs vorliegt, die zugehörige Bestellung oder Rechnung im orderManager zu finden ist einfach! In der Belegsuche kann nach Nummer, Status, Datum und Kostenstelle eingegrenzt werden. Zusätzlich können auch die Besteller gefiltert werden und die Suche nach Produkten (Namen oder Artikelnummern) zeigt alle Belege mit den betreffenden Suchbegriffen an. Damit können Abfragen wie „zeige mir alle Rechnungen, in denen das Produkt X enthalten ist“ ganz einfach durchgeführt werden.