Bestellprozess

Mit Klick auf der Startseite wird eine neue Bestellung angelegt. Wenn der angemeldete Benutzer für verschiedene Kostenstellen zuständig ist, erscheint eine Auswahl der Kostenstellen, mit Anzeige der aktuellen Budgets. Bei sehr vielen Kostenstellen unterstützt eine Suchfunktion, die Nummern, Namen und Lieferadressen durchsucht.

Soll eine neue, leere Bestellung angelegt werden oder soll die letzte Bestellung als Vorlage dienen? Ebenso kann man auch auf beliebig viele Bestellvorlagen zurückgreifen, das sind vordefinierte Listen von Artikeln (mit Mengen), die in den Warenkorb geladen werden. Dort können sie noch ergänzt oder wieder gelöscht werden.

Die Suche über den Artikelstamm durchsucht Namen, Beschreibungen, Stichwörter, Artikelnummern und vieles mehr. So findet man schnell zum Produkt. Zusätzlich kann nach Kategorie und/oder Lieferant eingegrenzt werden.

Der orderManager kann neben den Standardfeldern Name, Beschreibung, Artikelnummer auch zusätzliche Informationen zum Artikel speichern: dazu gehört z.B. eine kundenindividuelle Artikelnummer oder ein Kundenkommentar. Dokumente, wie Bilder, Betriebsanleitungen, Produktdatenblätter können ebenso als Download zur Verfügung gestellt werden.

Die Schnellerfassung ist für die Profis unter den Bestellern: Artikelnummer, Menge und ENTER. Mehr ist nicht notwendig, um neue Artikel in den Warenkorb zu legen.

Artikel nicht gefunden? Dann kann über die Freipositionen ein beliebiger Artikel hinzugefügt werden. Und damit das Budget stimmt, kann auch gleich der Preis dazu angegeben werden. Natürlich kann man diese Funktion auch ausschalten, denn nicht bei jedem Bestellszenario macht das Sinn.

Hier legt der Besteller fest, an welche Lieferadresse die Sendung geschickt werden soll, ob Teillieferungen erlaubt sind und wann die Lieferung am Zielort ankommen soll. Über die Kommentare können auch interne Hinweise hinterlegt werden, die für den weiteren Freigabeprozess von Relevanz sein können.

Eine Bestellung kann über verschiedene Mechanismen im Freigabeprozess landen: so kann die Freigabe abhängig vom Budget, vom Besteller, von der Produktmenge oder vom Produkt gemacht werden. Über die Zuordnung des Bestellers im Organigramm werden automatisch die Personen, die für die Freigabe zuständig sind, gefunden. Über jeden Schritt des Freigabeprozesses werden die Beteiligten außerdem per E-Mail informiert.